Chương trình Sơ cấp Thư ký y khoa được xây dựng theo định hướng đào tạo nhân sự có khả năng làm việc thực tế tại phòng khám, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh và các cơ sở y tế. Người học được trang bị kiến thức y khoa ứng dụng, nghiệp vụ thư ký và hành chính y tế, kỹ năng tiếp nhận và điều phối người bệnh, quản lý hồ sơ và dữ liệu, công nghệ thông tin y tế và năng lực hỗ trợ bác sĩ trong quá trình tổ chức hoạt động khám bệnh.

Chương trình đặc biệt chú trọng khả năng làm việc đa nhiệm trong môi trường phòng khám, nơi Thư ký y khoa có thể đồng thời đảm nhiệm công việc tiếp nhận, hành chính, hồ sơ, điều phối và hỗ trợ bác sĩ trong phạm vi được phân công. Bên cạnh quá trình đào tạo tại VIỆN HÀN LÂM Y HỌC, người học được thực tập tại cơ sở y tế để vận dụng tổng hợp kiến thức, kỹ năng, hình thành tác phong nghề nghiệp và năng lực làm việc thực tế.

Chương trình đào tạo người học có năng lực thực hiện các công việc của Thư ký y khoa tại phòng khám và cơ sở y tế; kết hợp nghiệp vụ thư ký, hành chính, tiếp nhận và điều phối người bệnh, quản lý hồ sơ và dữ liệu y tế với năng lực hỗ trợ bác sĩ trong quá trình tổ chức hoạt động khám bệnh.

Sau khi hoàn thành chương trình, người học có khả năng đảm nhiệm đồng thời các công việc tiếp nhận, thư ký, hành chính, hồ sơ và hỗ trợ bác sĩ tại phòng khám trong phạm vi được phân công; sử dụng công nghệ thông tin phục vụ công việc; giao tiếp và phối hợp với người bệnh, bác sĩ, điều dưỡng và các bộ phận liên quan; đồng thời tuân thủ các yêu cầu về bảo mật, an toàn, pháp luật và giới hạn nghề nghiệp.

1. Kiến thức

Người học sau khi hoàn thành chương trình đạt được các kiến thức sau:

• Hệ thống y tế, mô hình tổ chức và hoạt động của bệnh viện, phòng khám và cơ sở khám bệnh, chữa bệnh.
• Vai trò, nhiệm vụ, trách nhiệm và phạm vi công việc của Thư ký y khoa.
• Quy trình hoạt động của phòng khám và quá trình người bệnh sử dụng dịch vụ y tế.
• Cấu tạo và chức năng cơ bản của các hệ cơ quan trong cơ thể.
• Các triệu chứng, dấu hiệu và nhóm bệnh thường gặp ở mức độ cần thiết cho công việc.
• Thuật ngữ y khoa và các chữ viết tắt thông dụng.
• Các xét nghiệm, phương pháp chẩn đoán hình ảnh, thủ thuật và phương pháp điều trị thường gặp ở mức độ nhận biết.
• Các nhóm thuốc, dạng dùng và thông tin dược khoa cơ bản thường xuất hiện trong hồ sơ y tế.
• Cấu trúc, thành phần và luồng thông tin của hồ sơ bệnh án.
• Quy trình tiếp nhận, khám, thực hiện cận lâm sàng, điều trị, kết thúc đợt khám và tái khám.
• Nguyên tắc tiếp nhận, ghi nhận, cập nhật và chuyển giao thông tin y tế.
• Nguyên tắc chuẩn bị hồ sơ và thông tin hỗ trợ bác sĩ trước, trong và sau buổi khám.
• Nguyên tắc quản lý lịch khám, lịch hẹn, lịch làm việc và hoạt động chuyên môn.
• Nghiệp vụ thư ký, hành chính, văn thư và lưu trữ.
• Nguyên tắc tổ chức và vận hành hoạt động hành chính của phòng khám.
• Giao tiếp và hỗ trợ người bệnh trong phạm vi công việc.
• Bảo mật, quyền riêng tư và an toàn thông tin.
• Hệ thống thông tin bệnh viện, phòng khám và hồ sơ bệnh án điện tử.
• Các quy định pháp luật cơ bản liên quan đến hoạt động nghề nghiệp và phương pháp tra cứu, cập nhật quy định.
• Giới hạn giữa công việc hỗ trợ của Thư ký y khoa và hoạt động chuyên môn thuộc phạm vi hành nghề khám bệnh, chữa bệnh.

2. Kỹ năng và năng lực nghề nghiệp

3. Năng lực hỗ trợ bác sĩ

Người học có khả năng:

• Chuẩn bị danh sách và hồ sơ người bệnh theo lịch khám.
• Kiểm tra sự hiện diện của hồ sơ, kết quả và tài liệu cần thiết.
• Sắp xếp thông tin giúp bác sĩ thuận tiện tra cứu.
• Hỗ trợ truy xuất hồ sơ và thông tin theo yêu cầu.
• Hỗ trợ cập nhật thông tin đã được bác sĩ hoặc người có thẩm quyền xác nhận.
• Tiếp nhận, sắp xếp và cập nhật kết quả xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh và tài liệu chuyên môn.
• Theo dõi việc bổ sung kết quả và tài liệu còn thiếu.
• Hỗ trợ điều phối người bệnh thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình khám.
• Quản lý lịch khám, lịch tái khám và lịch làm việc của bác sĩ.
• Chuẩn bị tài liệu phục vụ hội chẩn, họp chuyên môn và các hoạt động liên quan.
• Ghi nhận nội dung hành chính theo yêu cầu của bác sĩ.
• Hỗ trợ hoàn thiện phần hành chính của hồ sơ.
• Hỗ trợ tổng hợp danh sách, số liệu và báo cáo.
• Tiếp nhận và chuyển giao thông tin giữa bác sĩ, người bệnh và các bộ phận liên quan.
• Sắp xếp và quản lý tài liệu chuyên môn của bác sĩ.
• Sử dụng hệ thống thông tin để hỗ trợ bác sĩ tra cứu và quản lý thông tin trong phạm vi được phân quyền.
• Tổ chức các công việc hỗ trợ nhằm góp phần duy trì hoạt động khám bệnh liên tục, có trật tự và hiệu quả.

4. Năng lực hỗ trợ vận hành phòng khám

Người học có khả năng:

• Chuẩn bị khu vực tiếp nhận và khu vực làm việc trước giờ hoạt động.
• Quản lý lịch hẹn, lịch làm việc và số lượng người bệnh theo lịch.
• Hỗ trợ bố trí và điều phối hoạt động phòng khám.
• Quản lý biểu mẫu, tài liệu và các nguồn lực được giao.
• Tiếp nhận và xử lý điện thoại, thư điện tử, tin nhắn và yêu cầu đặt lịch.
• Thực hiện nhắc lịch và hỗ trợ quản lý tái khám.
• Theo dõi hồ sơ và công việc chưa hoàn thành.
• Tổng hợp số liệu và lập báo cáo hành chính.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan trong quá trình vận hành phòng khám.
• Hỗ trợ các thủ tục hành chính và thanh toán trong phạm vi nhiệm vụ được giao.

5. Mức độ tự chủ và trách nhiệm

Người học có khả năng:

• Chủ động tổ chức các công việc thường xuyên trong phạm vi được giao.
• Thực hiện tương đối độc lập các nghiệp vụ thư ký và hành chính thông thường.
• Phối hợp hiệu quả với bác sĩ, điều dưỡng và các bộ phận liên quan.
• Thực hiện công việc chính xác, có hệ thống và đúng thời hạn.
• Chịu trách nhiệm đối với thông tin và hồ sơ do mình tiếp nhận, xử lý.
• Tuân thủ nguyên tắc bảo mật và quyền riêng tư của người bệnh.
• Chủ động báo cáo khi phát hiện thông tin thiếu, không thống nhất hoặc cần xác nhận.
• Nhận biết và tuân thủ giới hạn nghề nghiệp.
• Không tự ý thay đổi nội dung chuyên môn.
• Chủ động cập nhật kiến thức, công nghệ và quy định liên quan.

Thư ký y khoa thực hiện các hoạt động hành chính, thông tin, điều phối và hỗ trợ bác sĩ nhưng không thay thế người hành nghề khám bệnh, chữa bệnh.

Người học sau tốt nghiệp không tự thực hiện các hoạt động thuộc phạm vi hành nghề chuyên môn khi không có chức danh, giấy phép hành nghề hoặc điều kiện pháp lý tương ứng, bao gồm:

• Khám bệnh và đánh giá tình trạng bệnh lý.
• Chẩn đoán bệnh.
• Chỉ định xét nghiệm hoặc chẩn đoán hình ảnh.
• Kê đơn thuốc.
• Chỉ định hoặc thay đổi phương pháp điều trị.
• Tự thực hiện thủ thuật chuyên môn.
• Tự giải thích kết quả xét nghiệm, chẩn đoán hoặc phương pháp điều trị cho người bệnh.
• Tự sửa đổi nội dung chuyên môn do bác sĩ hoặc người hành nghề ghi nhận.

Thông tin chuyên môn do Thư ký y khoa nhập, cập nhật hoặc xử lý phải dựa trên nguồn thông tin đã được xác lập và được thực hiện theo phân công, quy trình và quyền truy cập của cơ sở y tế.

Người học có thể tham gia làm việc tại phòng khám, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, bệnh viện, trung tâm y tế, cơ sở chăm sóc sức khỏe và các đơn vị có nhu cầu nhân sự thư ký, hành chính và hỗ trợ hoạt động y tế.

Chương trình dành cho người có nhu cầu học nghề Thư ký y khoa và đáp ứng điều kiện tuyển sinh trình độ sơ cấp theo quy định, bao gồm:

• Người có nhu cầu làm việc tại phòng khám và cơ sở y tế.
• Người có nhu cầu trở thành Thư ký y khoa hoặc Thư ký bác sĩ.
• Nhân viên hành chính, lễ tân, tiếp nhận hoặc chăm sóc khách hàng tại cơ sở y tế có nhu cầu nâng cao năng lực.
• Người đang thực hiện công việc hỗ trợ bác sĩ hoặc phòng khám có nhu cầu bổ sung và chuẩn hóa kiến thức, kỹ năng.
• Người có nhu cầu chuyển đổi nghề nghiệp sang lĩnh vực hành chính và hỗ trợ hoạt động y tế.

Phân bổ thời lượng

(*) Đối với ngành, nghề có tính chất nghiệp vụ văn phòng, thời gian thực hành, thực tập tối thiểu chiếm 50% thời gian thực học của chương trình đào tạo, theo quy định tại Điểm đ Khoản 3 Điều 35 Quy chế đào tạo trong giáo dục nghề nghiệp.

1. Hệ thống y tế và nghề Thư ký y khoa

Thời lượng: 15 giờ.

• Tổng quan hệ thống y tế.
• Các loại hình cơ sở y tế.
• Mô hình tổ chức bệnh viện và phòng khám.
• Chức năng của các khoa, phòng và bộ phận.
• Quy trình hoạt động cơ bản của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh.
• Vai trò của bác sĩ, điều dưỡng và các chức danh liên quan.
• Vai trò, nhiệm vụ của Thư ký y khoa.
• Thư ký phòng khám, Thư ký bác sĩ và Thư ký khoa, phòng.
• Mối quan hệ công việc với nhân viên chuyên môn.
• Đạo đức và tác phong nghề nghiệp.
• Phạm vi và giới hạn trách nhiệm nghề nghiệp.

2. Kiến thức y khoa ứng dụng và thuật ngữ y khoa

Thời lượng: 45 giờ.

• Cấu tạo và chức năng cơ bản của cơ thể.
• Các hệ cơ quan chính.
• Triệu chứng và dấu hiệu thường gặp.
• Thuật ngữ bệnh học thông dụng.
• Thuật ngữ về khám và chẩn đoán.
• Thuật ngữ xét nghiệm và chẩn đoán hình ảnh.
• Thuật ngữ về thủ thuật và phẫu thuật.
• Thuật ngữ dược khoa cơ bản.
• Tên và dạng dùng của một số nhóm thuốc thông dụng ở mức nhận biết.
• Các chữ viết tắt thường gặp.
• Nhận biết thông tin y khoa trên hồ sơ.
• Nguyên tắc ghi nhận chính xác thông tin chuyên môn mà không tự diễn giải.

3. Hồ sơ bệnh án, pháp luật và bảo mật thông tin

Thời lượng: 45 giờ.

• Cấu trúc và thành phần hồ sơ bệnh án.
• Thông tin hành chính và các tài liệu khám bệnh.
• Kết quả xét nghiệm và chẩn đoán hình ảnh.
• Hồ sơ điều trị và hồ sơ kết thúc đợt khám.
• Hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử.
• Luồng thông tin trong hồ sơ.
• Kiểm tra tính đầy đủ về mặt hành chính.
• Sắp xếp, lưu trữ và hỗ trợ khai thác hồ sơ.
• Phân quyền truy cập.
• Bảo mật và quyền riêng tư của người bệnh.
• Trách nhiệm đối với thông tin y tế.
• Quy định pháp luật liên quan.
• Phương pháp tra cứu và cập nhật quy định.

4. Nghiệp vụ thư ký, hành chính và văn thư y tế

Thời lượng: 60 giờ.

• Tổ chức công việc văn phòng.
• Soạn thảo và trình bày văn bản.
• Quản lý văn bản đến, văn bản đi.
• Quản lý tài liệu và hồ sơ.
• Quản lý thư điện tử.
• Quản lý lịch làm việc.
• Chuẩn bị cuộc họp và ghi nhận nội dung họp.
• Chuẩn bị hồ sơ và tài liệu.
• Lập danh sách và bảng biểu.
• Tổng hợp số liệu.
• Lập báo cáo hành chính.
• Theo dõi nhiệm vụ.
• Phối hợp công việc giữa các bộ phận.

5. Tiếp nhận, giao tiếp và điều phối người bệnh

Thời lượng: 60 giờ.

• Quy trình tiếp nhận người bệnh.
• Kiểm tra thông tin hành chính và đăng ký khám.
• Quản lý lịch khám và lịch tái khám.
• Hướng dẫn và điều phối luồng người bệnh.
• Giao tiếp trực tiếp, qua điện thoại và phương tiện điện tử.
• Giao tiếp với thân nhân, người cao tuổi và người cần hỗ trợ.
• Tiếp nhận phản hồi.
• Xử lý tình huống chờ đợi và thay đổi lịch.
• Chuyển giao yêu cầu.
• Phối hợp giữa các bộ phận.
• Thực hành tình huống thường gặp tại phòng khám.

6. Hỗ trợ bác sĩ và thực hành quy trình khám bệnh

Thời lượng: 60 giờ.

Đây là mô đun chuyên môn trọng tâm của chương trình, tập trung vào các năng lực:

• Chuẩn bị lịch, danh sách và hồ sơ người bệnh.
• Kiểm tra thông tin hành chính, kết quả và tài liệu cần thiết.
• Chuẩn bị và sắp xếp thông tin phục vụ bác sĩ tra cứu.
• Hỗ trợ truy xuất hồ sơ và tài liệu.
• Tiếp nhận thông tin đã được bác sĩ xác nhận.
• Nhập hoặc cập nhật thông tin trong phạm vi được phân quyền.
• Hỗ trợ điều phối người bệnh trong quy trình khám.
• Theo dõi và bổ sung kết quả, tài liệu.
• Quản lý lịch tái khám.
• Hoàn thiện phần hành chính của hồ sơ.
• Quản lý lịch làm việc của bác sĩ.
• Chuẩn bị tài liệu hội chẩn và họp chuyên môn.
• Quản lý tài liệu chuyên môn.
• Tổng hợp thông tin, số liệu và hỗ trợ báo cáo.
• Phối hợp thông tin giữa bác sĩ và các bộ phận.

7. Vận hành phòng khám và công nghệ thông tin y tế

Thời lượng: 60 giờ.

• Tổ chức hoạt động hành chính phòng khám.
• Chuẩn bị trước giờ làm việc.
• Quản lý lịch và công suất khám.
• Quản lý đặt hẹn và nhắc lịch.
• Quản lý hồ sơ đang xử lý và công việc chưa hoàn thành.
• Quản lý biểu mẫu và tài liệu.
• Theo dõi các nguồn lực được giao quản lý.
• Hỗ trợ thủ tục hành chính và thanh toán trong phạm vi nhiệm vụ.
• Tổng hợp số liệu và lập báo cáo.
• Soạn thảo văn bản và quản lý bảng tính.
• Quản lý thư điện tử và lịch điện tử.
• Hệ thống thông tin bệnh viện và phòng khám.
• Hồ sơ bệnh án điện tử.
• Nhập, kiểm tra và tra cứu dữ liệu.
• Phân quyền, bảo mật và an toàn tài khoản.
• Công cụ số hỗ trợ công việc.
• Ứng dụng AI phù hợp trong công việc hành chính trên nguyên tắc bảo mật và kiểm tra tính chính xác.

8. Thực hành tích hợp nghiệp vụ Thư ký y khoa

Thời lượng: 45 giờ.

Người học thực hành tích hợp toàn bộ chu trình công việc tại phòng khám:

• Chuẩn bị phòng khám trước giờ làm việc.
• Kiểm tra lịch bác sĩ và danh sách người bệnh.
• Tiếp nhận và kiểm tra thông tin người bệnh.
• Chuẩn bị hồ sơ.
• Điều phối thứ tự khám.
• Hỗ trợ bác sĩ truy xuất thông tin.
• Tiếp nhận và xử lý yêu cầu hành chính.
• Điều phối người bệnh thực hiện cận lâm sàng.
• Tiếp nhận và sắp xếp kết quả.
• Quản lý lịch tái khám.
• Hoàn thiện phần hành chính của hồ sơ.
• Quản lý điện thoại, lịch hẹn và các yêu cầu phát sinh.
• Tổng hợp số liệu cuối buổi.
• Xử lý hồ sơ, công việc chưa hoàn thành và bàn giao công việc.

Các tình huống thực hành được tổ chức theo mô hình hoạt động thực tế của phòng khám, giúp người học phát triển khả năng tổ chức, ưu tiên, phối hợp và xử lý nhiều nhiệm vụ đồng thời.

9. Thực tập nghề nghiệp tại cơ sở y tế

Thời gian: 02 tháng.

Thời lượng: 150 giờ.

Người học thực hiện công việc dưới sự hướng dẫn và giám sát của người phụ trách tại cơ sở y tế. Kết thúc thực tập, người học hoàn thành nhật ký hoặc báo cáo thực tập và được đánh giá về kiến thức, kỹ năng, tác phong, khả năng phối hợp và mức độ hoàn thành nhiệm vụ.

Chương trình kết hợp các phương pháp:

• Giảng dạy kiến thức chuyên môn.
• Phân tích hồ sơ, biểu mẫu và tình huống thực tế.
• Thực hành nghiệp vụ thư ký.
• Thực hành trên máy tính.
• Mô phỏng hoạt động phòng khám.
• Mô phỏng quy trình hỗ trợ bác sĩ.
• Thực hành tiếp nhận và điều phối người bệnh.
• Thực hành quản lý hồ sơ và dữ liệu.
• Thực hành tích hợp theo ca làm việc.
• Thực tập nghề nghiệp tại cơ sở y tế.

1. Nội dung đánh giá

2. Phương pháp đánh giá

• Kiểm tra kiến thức.
• Bài tập nghiệp vụ.
• Thực hành hồ sơ và biểu mẫu.
• Thực hành trên máy tính.
• Mô phỏng tình huống.
• Mô phỏng quy trình hỗ trợ bác sĩ.
• Quan sát kỹ năng thực hành.
• Đánh giá thực hành tích hợp.
• Kiểm tra kết thúc mô đun.
• Đánh giá thực tập nghề nghiệp.

3. Thang điểm và tỷ lệ đánh giá

Kết quả học tập được đánh giá theo thang điểm 10.

Mô đun được xác định đạt khi điểm tổng kết đạt từ 5,0 điểm trở lên theo thang điểm 10.

Đối với thực tập nghề nghiệp, kết quả được đánh giá dựa trên mức độ hoàn thành nhiệm vụ, kỹ năng thực hành, tác phong nghề nghiệp, khả năng giao tiếp và phối hợp, ý thức bảo mật, nhật ký hoặc báo cáo thực tập và đánh giá của cơ sở thực tập.

Người học đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên được công nhận tốt nghiệp và cấp Chứng chỉ sơ cấp Thư ký y khoa theo quy định.

Tổng học phí toàn khóa là 18.000.000 đồng, được đóng thành 03 đợt trong quá trình đào tạo.

Thời hạn đóng học phí của từng đợt được thực hiện theo thông báo của VIỆN HÀN LÂM Y HỌC.

VIỆN HÀN LÂM Y HỌC tổ chức tuyển sinh chương trình Sơ cấp Thư ký y khoa theo từng đợt trong năm. Thời gian nhận hồ sơ, thời hạn tuyển sinh, ngày khai giảng và lịch học cụ thể được công bố trong thông báo tuyển sinh của từng khóa.